Le management à distance a été votre quotidien pendant deux mois et peut être même que cette situation se poursuit, même après le déconfinement. 

Les bienfaits du télétravail ne sont désormais plus à prouver. La preuve, votre efficacité et votre productivité ont doublé ! 

Seule ombre au tableau, les traditionnelles réunions avec vos collègues, qui n’ont pas toujours été menées d’une main de maître. 

Puisqu’il n’est jamais trop tard pour progresser et améliorer ses techniques de management, nous vous proposons quelques conseils pour rendre vos réunions plus impactantes à distance ! 

Avant la réunion à distance

Le secret d’une réunion réussie réside dans une organisation irréprochable, pour vous mais aussi pour vos collaborateurs. 

Dans un contexte où le management à distance est une obligation, il est d’autant plus important d’adapter le format de la réunion à votre équipe et à ses besoins. 

Planifiez la réunion à l’avance

Heure et date doivent être précisés et adaptés en fonction du lieu depuis lequel travaillent vos collaborateurs – s’ils se trouvent actuellement à l’étranger.

Prévenez vos collaborateurs

Le plus efficace reste de leur envoyer une invitation via Google Calendar et de leur assigner une tâche dans leur outil de gestion de projet (Trello, Asana, etc) 

Si la date et l’heure de réunion ne conviennent pas à la plupart, essayer d’organiser un sondage pour trouver le moment opportun. 

Choisissez bien votre outil – et testez le ! 

Un outil de visioconférence qui fonctionne, c’est 50% de la réunion réussie. 

Entre Zoom, Jitsi, Teams, Skype ou Whereby pour les petites équipes, vous avez le choix ! 

Si vous ne maîtrisez pas tout à fait l’outil choisi, pensez à le tester avant la réunion pour bien le prendre en main. 

Préparez bien votre réunion

Et demander à vos collaborateurs d’en faire de même en précisant bien : 

  • La durée : une réunion efficace peut se limiter à 45min.
  • Les objectifs : clairs et concis.
  • Les attentes que vous pouvez avoir vis-à-vis d’eux.
  • Les informations nécessaires (documentations, précisions) au bon déroulement de la réunion. 

Durant la réunion à distance

C’est le grand jour ! Et puisque vous avez pris le temps de bien préparer votre réunion au préalable, la réunion devrait se dérouler sous les meilleurs auspices. 

Quelques indications ne seront toutefois pas de trop pour vous aider à animer ce moment de partage collectif. 

Rappelez l’ordre du jour

C’est-à-dire les objectifs, les problématiques et les attentes de cette réunion. Chacun doit se souvenir ce pourquoi il est là et doit comprendre là où vous souhaitez amener votre équipe. 

Organisez les temps de parole…

Chaque membre de votre équipe peut prendre la parole dans un ordre de passage précis – ce qui facilite grandement la fluidité des échanges

…et laissez aussi libre-cours aux échanges ! 

Dans le cas d’un brainstorming ou d’un débat, laissez chacun exprimer son point de vue et n’hésitez pas à vous assurer que chacun ai bien exprimé ses idées. 

Prenez appui sur vos documents

Lors de la planification du meeting, vous avez envoyé à vos collaborateurs des supports appuyant l’objet de votre réunion. Servez-vous en pour permettre à chacun de bien comprendre l’ordre du jour !

Après votre réunion à distance

Après votre réunion, il convient de rédiger un compte rendu résumant les thématique abordées, les problématiques et les réponses concrètes trouvées. Ce bilan doit être envoyé à l’ensemble des participants dans les jours suivant la réunion. 

En outre, manager et organiser des réunions à distance, c’est tout un challenge ! C’est pourquoi Skills For You vous propose de booster vos compétences avec la formation de votre choix !